Protection des données

Deux relations distinctes

numrow traite des données personnelles de deux manières, et cette différence détermine qui répond à une demande les concernant.

Concrètement : si l’un de vos fournisseurs demande ce que numrow sait de lui, la réponse vous appartient et nous vous aidons à la donner. Si l’un de vos collaborateurs demande ce que numrow sait de son compte, la réponse est la nôtre.

L’accord de traitement des données

Notre accord de traitement des données (DPA) est proposé à chaque client et fait partie des conditions d’utilisation. Il contient ce qu’exige l’article 28 du RGPD et ce que le Data Protection Act 2017 de Maurice attend d’un sous-traitant :

• l’objet, la durée, la nature et la finalité du traitement, ainsi que les catégories de données et de personnes concernées ;
• que nous ne traitons que sur vos instructions documentées, y compris pour les transferts ;
• des engagements de confidentialité de toute personne ayant accès ;
• les mesures de sécurité décrites ci-dessous ;
• les conditions dans lesquelles nous engageons un sous-traitant ultérieur, et votre droit d’objection ;
• l’assistance pour les demandes des personnes concernées, la notification des violations et les analyses d’impact ;
• la suppression ou la restitution des données à la fin du contrat ;
• les droits d’information et d’audit nécessaires pour vérifier tout ce qui précède.

Demandez le texte en vigueur à privacy@numrow.com.

Sous-traitants ultérieurs

Nous faisons appel à un petit nombre de prestataires pour faire fonctionner le service. Chacun est lié par un contrat écrit reprenant les obligations que nous avons envers vous, et chacun n’est engagé que pour la finalité indiquée ci-dessous.

Cette liste est celle de l’accord de traitement des données. Nous prévenons les clients avant d’ajouter ou de remplacer un sous-traitant ultérieur, et vous pouvez vous y opposer. Lorsqu’un modèle d’analyse de documents tourne sur une infrastructure que nous contrôlons, aucun tiers ne reçoit le document ; sinon, ce prestataire figure sur la liste, car un fournisseur qui voit vos factures est un sous-traitant ultérieur, quel que soit son nom.

Où se trouvent les données

L’essentiel de vos données reste en Asie-Pacifique. L’application et sa base de données tournent à Singapour, les documents numérisés sont lus par OCR à Singapour, et les documents sont conservés dans un stockage objet de la région Asie-Pacifique. Le trafic vers et depuis le service transite par le réseau de Cloudflare, présent dans le monde entier.

Certains traitements ont lieu ailleurs. Les archives des factures définitives à valeur légale sont écrites dans un stockage non modifiable aux Pays-Bas, et les documents envoyés pour analyse sont traités dans l’Union européenne. Les e-mails, y compris les factures envoyées à votre adresse de réception, transitent par un prestataire situé aux États-Unis, tout comme nos journaux et traces d’exploitation. Le tableau ci-dessus indique le prestataire et la localisation de chacun.

Les transferts hors de Maurice reposent sur les conditions de l’article 36 du Data Protection Act 2017 (transfert de données personnelles hors de Maurice) ; les transferts hors de l’EEE reposent sur des clauses contractuelles types.

Sécurité

• Cloisonnement. Les données de chaque client sont limitées à son propre espace, et cette limite est appliquée dans la base de données, pas seulement dans l’application.
• Accès. Les droits sont accordés par rôle et par unité organisationnelle ; l’accès du personnel à la production est réservé aux personnes dont le travail l’exige, et journalisé.
• Transport et stockage. Chiffré en transit. Le chiffrement au repos est assuré par les plateformes d’hébergement et de stockage objet.
• Piste d’audit. Les actions financières et privilégiées sont enregistrées avec leur auteur, l’heure et ce qui a changé. Les enregistrements d’audit ne peuvent qu’être ajoutés, jamais modifiés.
• Sauvegardes. Planifiées, conservées sous les mêmes contrôles que la production, et restaurées en conditions de test.
• Violation. Si une violation touche vos données, nous vous en informons sans délai injustifié, avec ce que nous savons, pour que vous puissiez respecter votre propre délai — 72 heures, tant selon l’article 25 du Data Protection Act 2017 que selon l’article 33 du RGPD.

Conservation et suppression

numrow n’applique pas une durée de suppression unique, parce que les documents financiers n’en ont pas. La durée de conservation d’un enregistrement est la plus longue de trois durées : toute obligation réglementaire applicable dans la juridiction de l’organisation, un minimum fixé par la plateforme, et toute durée plus longue définie par votre organisation elle-même. Un enregistrement est supprimé lorsque la dernière de ces durées est écoulée et que rien ne le retient légalement.

Des données peuvent donc survivre à un abonnement résilié : une facture qu’une administration fiscale exige de conserver pendant des années est conservée pendant ces années, et nous ne pouvons pas la supprimer plus tôt sur demande. Les données qui ne sont soumises à aucune obligation de ce type sont supprimées quand vous le demandez.

Une conservation légale — un litige, une enquête — suspend la suppression des enregistrements qu’elle désigne jusqu’à sa levée.

Faire une demande

Les demandes des personnes concernées portant sur vos documents d’entreprise vous sont adressées, pas à nous ; nous vous donnons les outils pour trouver et exporter les données, et nous vous aidons là où le produit ne suffit pas. Écrivez à privacy@numrow.com en précisant l’espace de travail et les enregistrements concernés.

Les demandes concernant votre propre compte numrow sont traitées selon la politique de confidentialité.

Les fonctions de conformité que vous contrôlez

Une partie de ce qu’un régulateur vous demandera relève de la configuration plutôt que de la politique : qui peut voir quelle unité organisationnelle, quels champs sont masqués, combien de temps votre entité conserve ses documents, et qui est prévenu lorsqu’une donnée est supprimée. Ces réglages vous appartiennent dans le produit, et la piste d’audit enregistre le réglage et son auteur.